Gastos deducibles en el Iva de los Autónomos

El IVA deducible para los autónomos

Hay tres requisitos que debe cumplir el IVA soportado para que Hacienda también lo considere IVA deducible: vinculado a la actividad, justificado documentalmente y registrado en la contabilidad. Conocélos en detalle y larelación de gastos con IVA deducible, con una explicación para las partidas de gasto habituales en cualquier autónomo o profesional.

Como norma general la principal preocupación de los autónomos es aumentar al máximo sus ingresos, cosa que responde a la lógica más elemental de quien trata de elevar la rentabilidad de su negocio. No obstante, no deben olvidar la importancia de los gastos ya que de ello dependerá que puedan reducir la factura fiscal.

En este artículo nos centraremos en el IVA, tanto de los ingresos como de los gastos, y os daremos unas claves sencillas para entender el funcionamiento de este impuesto y la repercusión que tiene sobre vuestra actividad.

Introducción al IVA

El IVA se divide en dos tipos, según el papel que juega para quien trabaja con dicho impuesto:

  • Devengado (o repercutido)
  • Soportado (o deducible).

El primer tipo de IVA, el devengado, hace referencia al IVA que el autónomo cobra a sus clientes, mientras que el segundo, el soportado, es el IVA derivado de las compras de bienes o servicios que realice el autónomo.

La gestión del IVA devengado (o repercutido) no reviste excesiva dificultad. Se trata de aplicar el IVA correspondiente en cada una de las facturas emitidas por el autónomo. Sin embargo, es en el IVA soportado (o deducible) en el que surgen la mayoría de dudas y problemas. Puedes ampliar información sobre estos conceptos en nuestro artículo sobre funcionamiento del IVA.

Requisitos para que el IVA soportado sea IVA deducible

La Agencia Tributaria permite a los autónomos desgravarse el IVA que pagan con la adquisición de los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de su actividad profesional. Sin embargo, la dificultad estriba en saber cuando el IVA pagado adquiere la característica de deducible. La razón: los criterios dictados por la Administración no son tan claros como sería deseable.

Los requisitos y condiciones, que con carácter general, debe cumplir un IVA soportado para tener la consideración fiscal de deducibles son los siguientes:

  • Que estén vinculados a la actividad económica desarrollada. Es decir, que sean propios de la actividad.
  • Que se encuentren convenientemente justificados.
  • Que se hallen registrados en la contabilidad que con carácter obligatorio deben llevar los contribuyentes que desarrollen actividades económicas.

El primero de estos requisitos se refiere a que los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos del autónomo para poder ser considerados como deducibles. Evidentemente, dicha consideración de necesarios dependerá de la actividad que desarrolle el autónomo, y no será la misma para un abogado que para alguien que se dedique a reformas del hogar.

En cuanto a la justificación de los mismos, la Administración entiende que solamente se garantiza si se dispone de una factura de los mismos debidamente desglosada. Es importante remarcar que no se puede deducir el IVA de un ticket (a diferencia de lo que pasa con el IRPF, en donde los tickets pueden ser considerados gasto). En este sentido, el IVA tiene un funcionamiento mucho más reglado.

Por último, el requisito de contabilización es puramente formal, se trata de que las facturas recibidas estén debidamente contabilizadas en el correspondiente libro de registro, de manera que el IVA contabilizado en un periodo cuadre con el que se declara en el impuesto de ese mismo periodo.

Además de los requisitos anteriormente mencionados, es importante remarcar tres puntos más:

  • la deducción del IVA debe realizarse antes de que pasen cuatro años de la emisión de la factura o se perderá el derecho a deducción.
  • el IVA será deducible en la proporción que el gasto este afecto a la actividad, es decir, si un gasto está imputado al 50% a la actividad, el IVA correspondiente sólo será deducible al 50%.
  • Si realizas dos actividades económicas con distintos tipos de IVA y una de ellas está exenta, debes aplicar la prorrata del IVA, que determina el porcentaje de IVA soportado que te puedes deducir.

Gastos deducibles en el IVA

A continuación analizamos los gastos más frecuentes de los autónomos y su repercusión para el IVA:

  •  Consumos de explotación: el IVA soportado en este tipo de gasto será deducible si cumple los requisitos vistos anteriormente. Baste decir a este respecto que cuando se compran materiales para el desarrollo de la actividad el IVA que se soporta en la compra es plenamente deducible. También sería deducible el IVA que de las actividades accesorias, como pudiera ser el que cobra el trasportista por el trasporte de los mismos.
  • Sueldos y Salarios y Seguridad Social: este tipo de gasto está exento de IVA, por lo que no requiere mayor análisis.
  • Arrendamientos y cánones: es un tipo de gasto muy frecuente. Si se trata de alquileres sujetos a IVA, éste será deducible. Recordemos que si un autónomo está dado de alta de su actividad en su domicilio, y éste es de alquiler, podrá deducirse como gasto una parte de la base imponible del alquiler, pero no el IVA. Concretamente, podrá deducirse la parte proporcional al porcentaje del piso que registrase en la Agencia Tributaria como dedicado a la actividad. Otro ejemplo, si cabe más aclaratorio, sería el pago de un alquiler por el local donde se ejerce la actividad económica (ya sea despacho, taller, bar,…), en este caso el pago sí que lleva IVA y se podría deducir en su totalidad.
  • Servicios de profesionales independientes: este tipo de gasto casi siempre llevará la oportuna factura y sí está sujeto a IVA (que nos podremos deducir). Los ejemplos más típicos de estos servicios son los honorarios de economistas, abogados, auditores o notarios.
  • Otros servicios exteriores: el IVA de este tipo de gasto es deducible en la medida en que lo sean los gastos. Entre los más habituales cabría destacar los suministros, la publicidad o el consumo de teléfono.
  • Tributos fiscalmente deducibles: estos tributos no suelen llevar IVA, no obstante, hay algunos precios públicos que si están sujetos a este impuesto. Tal es el caso del canon de recogida de residuos cuyo IVA sería deducible.
  • Gastos financieros: por su naturaleza no llevan IVA.
  • Bienes de Inversión: el IVA de los bienes que por su naturaleza e importe deben amortizarse, también es deducible y a diferencia de lo que ocurre con el gasto del IRPF, el IVA es deducible en el periodo en que se realiza la compra del bien. De este modo, si se compra un equipo informático de 1.000€ de base imponible y 210€ de IVA, los 210 los  podremos deducir en el trimestre en que realicemos la compra, mientras que las base imponible la tendremos que amortizar a lo largo de varios periodos en el impuesto el IRPF.

Especial atención merece el caso de los vehículos afectos a la actividad. Por norma general se entiende que el IVA de los vehículos se puede deducir al 50%, como también ocurre con el IVA de los gastos relacionados con el mismo (proveniente de reparaciones, carburante, revisiones, etc.). Este 50% es un porcentaje aceptado por la Agencia Tributaria como válido sin requerir que se lo justifiquemos explícitamente.

No obstante, cada contribuyente puede imputar el porcentaje que desee siempre que pueda probarlo ante la Administración. Como excepción a la norma anterior, la AEAT acepta la deducción del 100% del vehículo en determinadas actividades para las que el uso del vehículo se considera fundamental (p.e. taxista, autoescuela o transporte de mercancías).

Por último, ya para finalizar, añadir que además de los tipos de gasto anteriormente comentados, existen otros gastos fiscalmente deducibles, que también podrán ser objeto de deducción en cuanto al IVA. Dentro de este concepto figuran los todos los gastos que, teniendo el carácter de fiscalmente deducibles, no figuren expresamente recogidos en las anteriores rúbricas. A título de ejemplo puede citarse la compra de libros, la suscripción a revistas profesionales o adquisición de bienes no amortizables, siempre que tengan relación directa con la actividad.